La Délibération 2015-165 du 4 juin 2015 de la CNIL – Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés – portant adoption d’une norme simplifiée N°51 concernant les traitements automatisés de données à caractère personnel mis en œuvre par les organismes publics ou privés destinés à géolocaliser les véhicules utilisés par leurs employés a été publiée au Journal Officiel.

La CNIL avait adopté, le 16 mars 2006, une norme permettant de simplifier la déclaration des traitements visant à géolocaliser un véhicule utilisé par un employé. Compte tenu de l’évolution des pratiques, il lui est apparu nécessaire de compléter cette norme.

Toutefois, seuls peuvent bénéficier de la procédure de la déclaration simplifiée de conformité de la norme N°51, les traitements automatisés relatifs à la géolocalisation des véhicules utilisés par les employés d’organismes publics ou privés qui répondent aux conditions définies.

Les normes simplifiées de la CNIL

La Commission nationale de l’informatique et des libertés est habilitée à établir des normes destinées à simplifier l’obligation de déclaration des traitements les plus courants et dont la mise en œuvre, dans des conditions régulières, n’est pas susceptible de porter atteinte à la vie privée ou aux libertés.

La CNIL constate le développement de dispositifs dits de géolocalisation permettant aux organismes privés ou publics de prendre connaissance de la position géographique, à un instant donné ou en continu, des employés par la localisation des véhicules mis à leur disposition pour l’accomplissement de leur mission.

Ces traitements sont à distinguer des traitements issus de la mise en œuvre des appareils de contrôle dans le domaine du transport par route (chronotachygraphes), ces derniers bénéficiant quant à eux d’une dispense de déclaration en application de la délibération de la commission n° 2014-235 du 27 mai 2014.

L’information relative à la géolocalisation d’un employé peut être directement issue d’un logiciel installé au sein de l’organisme privé ou public ou accessible par l’intermédiaire d’un site web d’un prestataire de service.

Les finalités du traitement

La CNIL précise que des données à caractère personnel ne peuvent être collectées que pour des finalités déterminées, explicites et légitimes et qu’elles ne doivent pas être traitées ultérieurement de manière incompatible avec ces finalités.

Les traitements couverts par la norme N°51 ne peuvent être mis en œuvre que pour tout ou partie des finalités suivantes :

a) Le respect d’une obligation légale ou réglementaire imposant la mise en œuvre d’un dispositif de géolocalisation en raison du type de transport ou de la nature des biens transportés
b) Le suivi et la facturation d’une prestation de transport de personnes ou de marchandises ou d’une prestation de services directement liée à l’utilisation du véhicule, ainsi que la justification d’une prestation auprès d’un client ou d’un donneur d’ordre
c) La sûreté ou la sécurité de l’employé lui-même ou des marchandises ou véhicules dont il a la charge, en particulier la lutte contre le vol du véhicule
d) Une meilleure allocation des moyens pour des prestations à accomplir en des lieux dispersés, notamment pour des interventions d’urgence
e) Le contrôle du respect des règles d’utilisation du véhicule définies par le responsable de traitement, sous réserve de ne pas collecter une donnée de localisation en dehors du temps de travail du conducteur.
Le traitement peut avoir pour finalité accessoire le suivi du temps de travail, lorsque ce suivi ne peut être réalisé par un autre moyen, sous réserve notamment de ne pas collecter ou traiter de données de localisation en dehors du temps de travail des employés concernés.

Les données traitées

La CNIL rappelle que des données à caractère personnel ne peuvent être collectées que si elles sont adéquates, pertinentes et non excessives au regard de la finalité poursuivie par le responsable de traitement. Ce dernier doit ainsi être en mesure de justifier du caractère nécessaire des données à caractère personnel effectivement collectées.

Pour atteindre les finalités de la norme N°51, un responsable de traitement peut collecter et traiter :

a) L’identification de l’employé : nom, prénom, coordonnées professionnelles, matricule interne, numéro de plaque d’immatriculation du véhicule ;
b) Les données relatives aux déplacements des employés : données de localisation issues de l’utilisation d’un dispositif de géolocalisation, historique des déplacements effectués ;
c) Les données complémentaires associées à l’utilisation du véhicule : vitesse de circulation du véhicule, nombre de kilomètres parcourus, durées d’utilisation du véhicule, temps de conduite, nombre d’arrêts ;
d) La date et l’heure d’une activation et d’une désactivation du dispositif de géolocalisation pendant le temps de travail.
Sauf si une disposition légale le permet, le traitement de la vitesse maximale ne peut s’effectuer, conformément à l’article 9 de la loi qui interdit notamment aux personnes privées de mettre en œuvre des traitements visant à faire directement apparaître des données relatives aux infractions.

Par ailleurs, pour ne pas porter atteinte au respect de l’intimité de la vie privée, il n’est pas possible de collecter une donnée de localisation en dehors du temps de travail du conducteur, en particulier lors des trajets effectués entre son domicile et son lieu de travail ou pendant ses temps de pause.

L’information et les droits des salariés

Le responsable du traitement de données à caractère personnel doit procéder, conformément aux dispositions du code du travail et à la législation applicable aux trois fonctions publiques, à l’information et à la consultation des instances représentatives du personnel avant la mise en œuvre d’un dispositif de géolocalisation des employés.

Les employés concernés doivent être informés, préalablement à la mise en œuvre du traitement, de l’identité du responsable de traitement ou de son représentant, de la finalité poursuivie par le traitement, des destinataires ou catégories de destinataires des données, de l’existence d’un droit d’accès aux données les concernant, d’un droit de rectification et d’un droit d’opposition pour motif légitime, ainsi que des modalités d’exercice de ces droits.

Les employés doivent avoir la possibilité de désactiver la fonction de géolocalisation des véhicules, en particulier à l’issue de leur temps de travail ou pendant leurs temps de pause, le responsable de traitement pouvant, le cas échéant, demander des explications en cas de désactivations trop fréquentes ou trop longues du dispositif.

Les employés investis d’un mandat électif ou syndical ne doivent en aucun cas faire l’objet d’une opération de géolocalisation lorsqu’ils agissent dans le cadre de l’exercice de leur mandat.

Consulter le site de la CNIL

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Pour aller plus loin

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