Dans la fonction publique hospitalière, les CAP – Commissions Administratives Paritaires – sont des instances consultatives instituées dans chaque établissement hospitalier et dans chaque département pour examiner la situation personnelle de carrière des agents.

Chaque CAP est composée paritairement du même nombre de représentants du personnel et de l’administration.

Lorsque l’effectif des agents qui relèvent d’une CAP locale est inférieur à l’effectif minimum, la CAP locale ne peut pas être constituée et sa compétence est transférée à la CAP départementale correspondante.

Dans le cas où la CAP départementale ne pas être constituée pour les mêmes raisons, la compétence est transférée à une CAP correspondante d’un autre département désignée par le directeur général de l’ARS.

Dispositions législatives

Les principales dispositions législatives et réglementaires qui déterminent les CAP – Commissions Administratives Paritaires dans la fonction publique hospitalière sont :

- Loi-83-634 du 13 juillet 1983 – article 9 et 9-bis – portant droits et obligations des fonctionnaires

- Loi 86-33 du 9 janvier 1986 – articles 17 à 22 – portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique hospitalière

- Arrêté du 14 août 1992 relatif aux procès-verbaux des séances des commissions administratives paritaires départementales et locales des établissements mentionnés à l’article 2 du titre IV du statut général des fonctionnaires, autres que celles compétentes pour l’Assistance publique, hôpitaux de Paris

- Décret 2003-655 du 18 juillet 2003 relatif aux commissions administratives paritaires locales et départementales de la fonction publique hospitalière

- Décret 2011-582 du 26 mai 2011 modifiant le décret 2003-655 du 18 juillet 2003 relatif aux commissions administratives paritaires locales et départementales de la fonction publique hospitalière

- Décret 2014-818 du 18 juillet 2014 modifiant le décret 91-790 du 14 août 1991 relatif aux commissions administratives paritaires nationales de la fonction publique hospitalière

- Décret 2014-819 du 18 juillet 2014 modifiant le décret 2003-655 du 18 juillet 2003 modifié relatif aux commissions administratives paritaires locales et départementales de la fonction publique hospitalière

- Décret 2014-820 du 18 juillet 2014 modifiant le décret 2003-761 du 1er août 2003 relatif aux commissions administratives paritaires de l’Assistance publique-hôpitaux de Paris

Les décision de la jurisprudence

- Décision N°08BX02158 de la Cour Administrative d’Appel de Bordeaux du 3 novembre 2009 indiquant que, lors des CAP, les membres suppléants peuvent assister à la séance même si le titulaire est présent, mais le fait qu’ils participent aux débats en présence du titulaire et que leurs propos soient de nature à influer sur le sens des votes, rend la procédure irrégulière.

- Arrêt N°351409 du Conseil d’État du 1er mars 2013 précisant que, si la règle de la parité s’impose pour la composition des commissions administratives paritaires, en revanche, la présence effective en séance d’un nombre égal de représentants du personnel et de représentants de l’administration ne conditionne pas la régularité de la consultation d’une commission administrative paritaire.

- Décision N°15NT02276 de la Cour Administrative d’Appel de NANTES du 3 décembre 2015 précisant que les CAP fonctionnent comme des commissions d’avancement lorsqu’elles sont saisies pour avis des tableaux d’avancement préparés par l’administration. Ainsi, si les notes des agents inscrites sur l’ensemble des tableaux d’avancement présentés en CAP ne présentent pas de caractère définitif puisque les CAP de révision des notations devaient se tenir ultérieurement, les décisions administratives arrêtant les tableaux d’avancement peuvent être annulées car elles ne sont pas légalement prises.

Le mandat des représentants aux CAP

Les membres des CAP départementales et locales sont désignés pour une durée de 4 ans et le mandat peut être renouvelé.

Lors du renouvellement d’une CAP, les nouveaux membres entrent en fonctions à la date à laquelle prend fin le mandat des membres auxquels ils succèdent.

En cas de fusion d’établissements intervenant moins de 6 mois avant ou après le renouvellement des CAP, les représentants du personnel aux CAP du nouvel établissement sont désignés sur la base des suffrages cumulés obtenus par les syndicats dans chacun des établissements.

Un fonctionnaire ne peut pas siéger lorsque la CAP doit émettre un avis le concernant à titre individuel.

Le fonctionnement des CAP

Le règlement intérieur de chaque CAP est soumis à l’approbation du directeur de l’établissement qui en assure la gestion.

Les CAP départementales sont présidées par le président du Conseil de Surveillance de l’établissement qui en assure la gestion ou son représentant. En cas d’empêchement, le président de séance est choisi parmi les représentants de l’administration.

Les CAP locales sont présidées par le président de l’assemblée délibérante ou son représentant. En cas d’empêchement, le président de séance est choisi parmi les représentants de l’administration ou, à défaut, parmi les fonctionnaires de catégorie A.

Le secrétariat des CAP

Le secrétariat des CAP départementales ou locales est assuré par l’établissement concerné ou celui qui en assure la gestion.

Un représentant du personnel est désigné par un vote de la CAP à chaque séance pour exercer les fonctions de secrétaire adjoint.

Le secrétaire de la CAP établit un procès-verbal de chaque séance, qui est signé par le président, le secrétaire et le secrétaire adjoint et il est transmis dans le délai d’un mois aux membres de la CAP.

La convocation et la fréquence des CAP

Les CAP se réunissent au moins 2 fois par an sur convocation de leur président :

- Soit à son initiative

- Soit à la demande du directeur de l’établissement

- Soit à la demande écrite d’un 1/3 des membres titulaires pour les CAP D ou à la demande écrite du tiers des membres de l’assemblée délibérante pour les CAP L.

Dans tous les cas, le président doit convoquer les CAP dans le délai d’un mois et la convocation est accompagnée de l’ordre du jour de la séance.

L’ordre du jour

L’ordre du jour est fixé par le président au vu des propositions du directeur de l’établissement pour la CAP locale et de chaque directeur d’établissement concerné pour la CAP départementale.

L’ordre du jour comprend :

- les questions relevant de la compétence de la CAP dont l’examen a été demandé par les représentants du personnel

- les questions dont l’examen a été demandé directement par un agent

Le directeur de l’établissement qui en assure la gestion peut également décider de la réunion d’une CAP départementale et la saisir de toute question entrant dans sa compétence.

Les avis et les votes aux CAP

Les CAP émettent des avis à la majorité des suffrages exprimés, sauf lorsqu’elles siègent en matière disciplinaire.

Dans le cas d’une CAP qui siège en matière disciplinaire dans un conseil de discipline, l’avis est requis à la majorité des membres présents.

Ainsi, si la CAP est composée de 4 membres ( 2 représentants de l’administration et 2 représentants du personnel ), la majorité est fixée à 3 voix pour valider la proposition d’une sanction.

S’il est procédé à un vote, il a lieu à main levée, ou, à la demande d’au moins un 1/3 des membres présents, à bulletin secret.

En cas de partage égal des voix, l’avis est réputé avoir été donné ou la proposition formulée.

Lorsque l’autorité administrative prend une décision différente de l’avis ou de la proposition émis par la CAP, elle informe dans le délai d’un mois la CAP des motifs qui l’ont conduite à ne pas suivre cet avis ou cette proposition.

Le déroulement de la séance de CAP – le quorum

Le quorum des CAP est fixé à au moins 3/4 de leurs membres ayant voix délibérative qui doivent être présents à l’ouverture de la séance.

Lorsque ce quorum n’est pas atteint, une nouvelle convocation est envoyée dans le délai de 8 jours aux membres de la CAP qui siège alors valablement quel que soit le nombre de membres présents ayant voix délibérative.

Les séances des CAP ne sont pas publiques. Les membres suppléants peuvent assister aux séances de la CAP sans pouvoir prendre part aux débats et ne peuvent siéger avec voix délibérative que lorsqu’ils remplacent les membres titulaires.

Chaque suppléant peut remplacer tout membre titulaire élu sur la même liste.

La représentation du personnel aux CAP ne peut jamais être inférieure à 2 membres.

Le remplacement des titulaires aux CAP

Lorsqu’un représentant du personnel titulaire ne peut siéger, il est remplacé par un suppléant de la même liste. Lorsque ni le titulaire ni le suppléant ne peuvent siéger, la composition de la CAP est réduite aux seuls membres habilités à siéger. La représentation de l’administration est réduite dans les mêmes proportions.

S’il ne reste qu’un seul membre titulaire, ce dernier siège avec un suppléant qui a alors voix délibérative.

Lorsqu’un représentant du personnel, titulaire ou suppléant d’une CAP départementale, fait l’objet au sein du même département d’un changement d’affectation ou d’une promotion dans son établissement, il continue de siéger pour la commission et pour le grade au titre desquels il a été élu.

En cas d’impossibilité de réunir une CAP locale régulièrement composée, il est fait appel à la CAP départementale. En cas d’impossibilité de réunir la CAP départementale, il est fait appel à CAP d’un autre département désignée par le directeur général de l’agence régionale de santé.

Lorsqu’un représentant titulaire se trouve dans l’impossibilité d’exercer ses fonctions ou est frappé d’une des causes d’inéligibilité, il est remplacé par le premier suppléant pris dans l’ordre de la liste au titre de laquelle il a été élu jusqu’au renouvellement de la commission.

Lorsqu’un représentant titulaire du personnel est en détachement, il peut choisir de continuer à siéger dans son établissement d’origine. Dans le cas contraire, il est remplacé dans les mêmes conditions que ce dessus.

Le suppléant est remplacé par le premier candidat non élu restant de la même liste.

Lorsqu’une liste se trouve dans l’impossibilité de pourvoir aux sièges de membres titulaires ou suppléants auxquels elle a droit dans une CAP, l’organisation syndicale ayant présenté la liste désigne son représentant parmi les fonctionnaires titulaires relevant de la commission, éligibles au moment où se fait la désignation, pour la durée du mandat restant à courir.

Les séances plénières ou restreintes des CAP

L’article 56 du décret 2003-655 du 18 juillet 2003 précise que les CAP siègent en formation restreinte sur :

- les inscriptions sur liste d’aptitude après examen professionnel ou par appréciation de la valeur professionnelle et des acquis de l’expérience professionnelle des agents

- les projets de titularisation ou les refus de titularisation à l’issue du stage

- les demandes de détachement

- les notes et les appréciations générales des agents

- l’avancement d’échelon, l’avancement de grade et le tableau annuel d’avancement

- la discipline et les recours auprès du conseil supérieur de la fonction publique hospitalière

- le licenciement d’un agent pour insuffisance professionnelle

- les refus d’un congé pour formation syndicale

Les CAP siègent en formation plénière sur :

- les demandes de mise à disposition, de position hors cadres, de disponibilité et de démission

- l’exercice à titre professionnel d’une activité privée ou libérale lucrative par un agent

- la saisine de la commission de déontologie chargée d’apprécier la compatibilité de toute activité lucrative, salariée ou non, dans une entreprise ou un organisme privé ou toute activité libérale

- la composition des jurys dont les membres sont désignés par l’autorité organisatrice des examens professionnels avec une représentation équilibrée entre les femmes et les hommes

- les reclassements pour raison de santé et les projets de licenciement des agents pour refus de 3 propositions de poste

Lorsque les CAP siègent en formation restreinte, les membres titulaires ou suppléants qui ont un grade inférieur à celui de l’agent intéressé ne peuvent pas siéger.

L’exercice du mandat des représentants aux CAP

L’administration employeur doit donner toutes les facilités aux membres des CAP pour leur permettre d’exercer leurs attributions.

Une autorisation d’absence est accordée aux représentants du personnel, titulaires et suppléants, pour leur permettre de participer aux réunions des CAP.

Le président de la CAP veille à ce que les membres reçoivent la communication de toutes les pièces et documents nécessaires à l’accomplissement de leur mission 2 semaines au moins avant la date de la réunion.

Dans un délai de 10 jours avant la réunion, ils ont accès, sur leur demande, aux dossiers individuels des agents dont la situation doit être examinée en commission.

Les membres des CAP sont soumis à l’obligation de discrétion professionnelle en ce qui concerne tous les faits et documents dont ils ont eu connaissance en cette qualité et ne perçoivent aucune indemnité pour l’accomplissement de leur mandat .

Toutefois, ils sont indemnisés de leurs frais de déplacement et de séjour

Pour aller plus loin

Lire l’article sur : les CAP – Commissions Administratives Paritaires dans la fonction publique hospitalière – composition – missions – grades

Lire l’article sur : la procédure disciplinaire et le Conseil de discipline des agents de la fonction publique hospitalière

Lire l’article sur : le dossier administratif des agents de la fonction publique – composition – procédure de consultation – gestion administrative

Lire l’article sur : la notation administrative – l’évaluation – la révision de note des agents de la fonction publique hospitalière

Lire l’article sur : les sanctions disciplinaires et les recours des agents dans la fonction publique hospitalière

Lire l’article sur : le licenciement pour insuffisance professionnelle – les indemnités d’un agent titulaire dans la fonction publique hospitalière

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