La Délibération 2014-474 de la CNIL – Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés – du 6 janvier 2015 portant adoption de la norme simplifiée n°57 (NS57) relative aux traitements de données à caractère personnel relatifs aux écoutes et enregistrements téléphoniques sur le lieu de travail a été publiée au journal Officiel.
Les normes simplifiées de la CNIL
la CNIL est habilitée à établir des normes destinées à simplifier l’obligation de déclaration des traitements les plus courants dont la mise en œuvre, dans des conditions régulières, n’est pas susceptible de porter atteinte à la vie privée ou aux libertés.
La Commission nationale de l’informatique et des libertés a constaté le développement de dispositifs d’écoute et d’enregistrement des appels émis et reçus par les employés sur leur lieu de travail.
Ces traitements portent sur des données à caractère personnel et sont soumis aux dispositions de la loi du 6 janvier 1978 modifiée, notamment celles relatives aux formalités préalables.
La commission a estimé nécessaire d’adopter une norme simplifiée relative à la déclaration des traitements visant à écouter et enregistrer les appels émis et reçus par l’employé sur le lieu de travail.
La norme simplifiée N°57 sur les écoutes et enregistrements téléphoniques sur le lieu de travail
Seuls peuvent bénéficier de la procédure de déclaration simplifiée de conformité à la présente norme les traitements automatisés utilisés par les organismes publics ou privés relatifs à l’écoute et à l’enregistrement ponctuel des conversations téléphoniques sur le lieu de travail qui répondent aux conditions définies aux articles suivants.
Sont exclus du champ de cette norme :
– les traitements réalisés par des organismes dont les missions consistent à collecter des données sensibles au sens de l’article 8 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée
– les enregistrements audiovisuels
– les écoutes et les enregistrements faisant l’objet d’un couplage avec des données provenant d’une capture d’écran du poste informatique de l’employé
– l’enregistrement permanent ou systématique des appels sur le lieu de travail, y compris à des fins probatoires.
Les données concernées par la norme 57
Peuvent faire l’objet d’un engagement de conformité à la norme N°57 simplifiée les traitements de données à caractère personnel destinés à l’écoute et l’enregistrement ponctuel des conversations téléphoniques sur le lieu de travail mis en œuvre par les organismes publics ou privés ayant au moins l’une des finalités suivantes:
– La formation des employés
– L’évaluation des employés
– L’amélioration de la qualité du service.
Les données traitées pour la réalisation des finalités incluent les enregistrements sonores. Dans le cadre de l’élaboration des documents d’analyse tels que des comptes rendus ou des grilles d’analyse, les données collectées et traitées doivent être adéquates, pertinentes et non excessives au regard des finalités définies.
Elles peuvent porter sur :
– les données d’identification de l’employé et de l’évaluateur
– les informations techniques relatives à l’appel (date, heure et durée de l’appel)
– l’évaluation professionnelle de l’employé.
Les personnes habilitées à traiter les données – la durée de conservation
Les personnes chargées de la formation des employés, de leur évaluation et de l’amélioration de la qualité du service peuvent, dans les limites de leurs attributions respectives, avoir accès aux données à caractère personnel collectées.
Les données ne peuvent être conservées que pour une durée pertinente au regard de la finalité justifiant leur traitement et les enregistrements ne doivent pas être conservés au-delà de 6 mois à compter de leur collecte.
La durée de conservation des documents d’analyse établis dans le cadre d’une écoute directe ou différée des appels est fixée à un an maximum.
L’information et l’exercice des droits des personnes
Les employés ainsi que leurs interlocuteurs doivent être informés :
– de l’identité du responsable de traitement
– de la finalité ou des finalités poursuivie(s) par le traitement
– des catégories de données traitées
– des destinataires ou catégories de destinataires des données
– de leurs droits d’accès, de rectification et d’opposition ainsi que des modalités d’exercice de ces derniers
– le cas échéant, des transferts de données à caractère personnel envisagés à destination d’un État non membre de l’Union européenne.
Les personnes doivent être informées de leur droit d’opposition avant la fin de la collecte des données les concernant, pour être en mesure d’exercer ce droit.
La politique de confidentialité, de sécurité et de traçabilité
Le responsable du traitement prend toutes précautions utiles pour préserver la sécurité des données, et s’assure de la mise en œuvre de mesures de protection physiques et logiques afin de préserver la sécurité des informations enregistrées dans les traitements mis en œuvre et empêcher tout accès ou utilisation détournée ou frauduleuse de celles-ci, notamment par des tiers non autorisés.
Les accès aux traitements de données mis en œuvre nécessitent une gestion des habilitations et une authentification des personnes accédant aux données, au moyen d’un identifiant et d’un mot de passe individuels suffisamment robustes et régulièrement renouvelés, ou par tout autre moyen d’authentification de même fiabilité, conformément aux recommandations de la CNIL.
Pour aller plus loin
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Bonjour Je partage l'avis de Serge qui est un collègue.
Bonjour, Vous pouvez imprimer nos articles via votre navigateur internet. Toutefois, nous n'autorisons pas la réutilisation de nos articles sur…
document parfait et très intéressant en droit. Félicitations à ses auteurs. Cependant, on n'arrive pas à imprimer ou copier le…