Le dossier administratif d’un agent de la fonction publique doit comporter l’ensemble des pièces numérotées et classées

L’arrêt N°11PA05306 de la Cour administrative d’Appel de Paris du 2 avril 2014 a indiqué que le dossier administratif d’un agent de la fonction publique doit comporter toutes les pièces intéressant la situation administrative de l’intéressé, enregistrées, numérotées et classées sans discontinuité.

De plus, en cas de licenciement d’un agent pour insuffisance professionnelle, le dossier administratif de l’agent doit lui être communiqué préalablement avec l’ensemble des pièces intéressant sa situation administrative, y compris celles qui lui seraient favorables et qu’il pourrait faire valoir au cours de la procédure engagée à son encontre.

La composition du dossier administratif

Les dispositions législatives et réglementaires prévoient que le dossier administratif de l’agent doit comporter l’ensemble des éléments en lien avec sa situation administrative. Les pièces figurant au dossier administratif sont enregistrées, numérotées et classées sans discontinuité.

Le dossier administratif doit offrir une garantie de ne pas pouvoir être modifié par l’autorité administrative à l’insu de l’agent. Ainsi, l’administration ne doit pas retirer, ajouter ou modifier les éléments figurant dans le dossier administratif d’un agent.

Les principaux documents figurant au dossier administratif sont :

– les diplômes, les documents liés à l’état civil du fonctionnaire, les extraits de liste d’aptitude à la suite de la réussite à un concours

– les arrêtés de nomination, de titularisation, de reclassement, décisions d’affectation, notation et appréciations de l’agent, décisions infligeant une sanction disciplinaire, arrêtés de promotion et de position (mise en disponibilité, détachement…),

– les actes liés à la formation professionnelle : attestations et contenu de stage, formation de DIF, bilan de compétence,…

– les éléments liées à la rémunération : double de la fiche de paie, pièces justificatives en vue d’un remboursement, les demandes de frais de déplacement, les prestations sociales, montant de la GIPA,…

Ainsi, en cas de licenciement d’un agent pour insuffisance professionnelle, l’employeur public a l’obligation de lui donner communication de son dossier administratif préalablement à la décision avec l’ensemble des pièces intéressant sa situation administrative, y compris celles qui lui seraient favorables et qu’il pourrait faire valoir au cours de la procédure engagée à son encontre.

Pour aller plus loin

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