Les CAP – Commissions Administratives Paritaires dans la fonction publique territoriale : fonctionnement – réunion – secrétariat – vote

Dans la fonction publique territoriale, les Commissions Administratives Paritaires – CAP – sont des instances représentatives paritaires consultatives qui sont instaurées dans chaque établissement public.

Les sapeurs-pompiers professionnels disposent de commissions administratives paritaires spécifiques, organisées au niveau départemental pour ceux dont les emplois sont classés dans la catégorie C et au niveau national pour ceux dont les emplois sont classés dans les catégories A et B.

Les CAP sont compétentes pour donner des avis sur la situation individuelle professionnelle des agents.

Les avis donnés ne s’imposent pas à l’administration et seule la décision administrative de l’employeur peut faire l’objet d’un recours gracieux ou contentieux devant le tribunal administratif.

Dispositions législatives

Les principales dispositions législatives et réglementaires qui déterminent les CAP – Commissions Administratives Paritaires dans la fonction publique hospitalière sont :

– Loi-83-634 du 13 juillet 1983 – article 9 et 9-bis – portant droits et obligations des fonctionnaires

– Loi 84-53 du 26 janvier 1984 – articles 28 à 31 – portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique territoriale

– Décret 89-229 du 17 avril 1989 relatif aux commissions administratives paritaires des collectivités territoriales et de leurs établissements publics

– Décret 89-677 du 18 septembre 1989 relatif à la procédure disciplinaire applicable aux fonctionnaires territoriaux

– Décret 2011-2010 du 27 décembre 2011 relatif aux comités techniques et aux commissions administratives paritaires des collectivités territoriales et de leurs établissements publics

Les décision de la jurisprudence

– Décision N°08BX02158 de la Cour Administrative d’Appel de Bordeaux du 3 novembre 2009 indiquant que, lors des CAP, les membres suppléants peuvent assister à la séance même si le titulaire est présent, mais le fait qu’ils participent aux débats en présence du titulaire et que leurs propos soient de nature à influer sur le sens des votes, rend la procédure irrégulière.

– Arrêt N°351409 du Conseil d’État du 1er mars 2013 précisant que, si la règle de la parité s’impose pour la composition des commissions administratives paritaires, en revanche, la présence effective en séance d’un nombre égal de représentants du personnel et de représentants de l’administration ne conditionne pas la régularité de la consultation d’une commission administrative paritaire.

Fonctionnement – Présidence – secrétariat – Procès Verbal

Chaque CAP établit son règlement intérieur qui est approuvé par l’autorité territoriale et le transmet aux autorités territoriales des collectivités et établissements affiliés lorsque la commission administrative paritaire est placée auprès d’un centre de gestion.

L’autorité investie du pouvoir de nomination ou, si la commission est placée auprès du centre de gestion, le président du centre préside la CAP.

Le président de la commission administrative paritaire peut se faire représenter par un élu.

Le secrétariat est assuré par un représentant de l’administration désigné par l’autorité territoriale et un représentant du personnel est désigné par la commission en son sein pour exercer les fonctions de secrétaire adjoint.

Un procès-verbal est établi après chaque séance.

Il est signé par le président et contresigné par le secrétaire et le secrétaire adjoint et transmis, dans le délai d’un mois à compter de la date de séance, aux membres de la commission. Ce procès-verbal est soumis à l’approbation des membres de la commission lors de la séance suivante.

Le nombre de réunion – Convocation – suppléants

La CAP est convoquée par son président et elle tient au moins deux séances dans l’année.

Hormis le cas où la commission siège en tant que conseil de discipline, la moitié au moins des membres doivent être présents ou représentés lors de l’ouverture de la réunion.

Les séances des commissions administratives ne sont pas publiques.

Le président est tenu de convoquer la commission dans le délai maximum d’un mois, sur demande écrite de la moitié au moins des représentants titulaires du personnel. Les suppléants peuvent assister aux séances de la commission sans pouvoir prendre part aux débats. Ils n’ont voix délibérative qu’en l’absence des titulaires qu’ils remplacent.

Tout représentant titulaire qui se trouve empêché de prendre part à une séance peut se faire remplacer par n’importe lequel des représentants suppléants. Toutefois, pour les représentants du personnel, cette faculté ne joue qu’entre représentants élus sur une même liste de candidats ou tirés au sort et appartenant au même groupe hiérarchique.

Le président de la CAP peut convoquer des experts à la demande des représentants des collectivités ou établissements ou à la demande des représentants du personnel afin qu’ils soient entendus sur un point inscrit à l’ordre du jour.

Les experts ne peuvent assister qu’à la partie des débats, à l’exclusion du vote, relative aux questions pour lesquelles leur présence a été demandée.

La saisine des CAP – Vote en séance – Les suites données aux avis

Les CAP sont saisies par leur président ou sur demande écrite signée par la moitié au moins des représentants titulaires du personnel de toutes questions entrant dans leur compétence.

Elles émettent leur avis ou leur proposition à la majorité des suffrages exprimés.

Lorsque l’autorité territoriale prend une décision contraire à l’avis ou à la proposition émis par la commission, elle informe dans le délai d’un mois la commission des motifs qui l’ont conduite à ne pas suivre cet avis ou cette proposition.

Lorsque la décision de l’autorité territoriale est subordonnée à une proposition ou à un avis de la commission administrative paritaire, la décision peut légalement intervenir si, par suite d’un partage égal des voix, aucune proposition ou aucun avis n’a pu être formulé.

L’exercice du mandat au CAP

Les fonctionnaires ayant vocation à être inscrits à un tableau d’avancement doivent quitter la séance pendant l’examen de ce tableau.

Toutes facilités doivent être données aux membres de la CAP par les collectivités et établissements pour leur permettre de remplir leurs attributions.

Ils doivent recevoir la communication de toutes pièces et documents nécessaires à l’accomplissement de leur mission 8 jours au moins avant la date de la séance. Une autorisation d’absence est accordée aux représentants du personnel pour leur permettre de participer aux réunions des commissions administratives paritaires.

Les membres des commissions administratives paritaires sont soumis à l’obligation de discrétion professionnelle en ce qui concerne tous les faits et documents dont ils ont eu connaissance en cette qualité.

Les membres des CAP ne perçoivent aucune rémunération du fait de leurs fonctions mais sont indemnisés de leurs frais éventuels de déplacement et de séjour.

Pour aller plus loin

Lire l’article sur : les CAP – Commissions Administratives Paritaires dans la fonction publique territoriale – aspect législatif – composition – missions

Lire l’article sur : la procédure disciplinaire et le Conseil de discipline des agents de la fonction publique territoriale

Lire l’article sur : les sanctions disciplinaires et les recours des agents dans la fonction publique territoriale

Lire l’article sur : les formulaires CERFA et les lettres types des salariés du secteur privé et public

Lire l’article sur : la notation administrative – l’évaluation – la révision de note des agents de la fonction publique hospitalière

Lire l’article sur : les sanctions disciplinaires et les recours des agents dans la fonction publique hospitalière

Lire l’article sur : le licenciement pour insuffisance professionnelle – les indemnités d’un agent titulaire dans la fonction publique hospitalière